Qué tiene que llevar por ley la web de un autónomo: aviso legal, privacidad y cookies

Si eres autónomo o tienes una pequeña empresa y vas a estrenar web, seguro que has visto en el pie de muchas páginas tres enlaces que casi nadie abre: aviso legal, política de privacidad y política de cookies. No son decoración. Son la forma de cumplir con varias normas que afectan a cualquier web de negocio, por pequeña que sea. Aquí te contamos qué es cada una, qué datos lleva y qué errores conviene evitar, sin lenguaje de abogado.

Las tres normas que hay detrás

Las tres páginas legales de una web responden, a grandes rasgos, a estas normas:

La LSSI no distingue entre grandes y pequeños: si tu web sirve para dar a conocer tu actividad económica, aunque no vendas nada en ella, se considera que prestas un servicio de la sociedad de la información y te aplica.

Aviso legal: quién eres y cómo localizarte

El aviso legal es la «tarjeta de identidad» de tu web. El artículo 10 de la LSSI pide que tus datos estén accesibles de forma permanente, fácil, directa y gratuita. En la práctica, para un autónomo o una pyme suele incluir:

• Tu nombre y apellidos (o la denominación social si eres una sociedad).
• Tu NIF.
• Un domicilio y una dirección de correo electrónico, además de cualquier otro dato que permita contactar contigo de forma directa.
• Los datos de inscripción en el Registro Mercantil, si eres una sociedad, o en el registro público que corresponda.
• Si ejerces una profesión regulada (abogacía, arquitectura, psicología, fisioterapia…): el colegio profesional al que perteneces, tu número de colegiado, tu título y las normas profesionales que te aplican, con la forma de consultarlas.
• Si tu actividad necesita una autorización administrativa previa, los datos de esa autorización y del organismo que la supervisa.
• Si en la web aparecen precios, deben ser claros e indicar si incluyen impuestos y, en su caso, gastos de envío.

Esto último es más importante de lo que parece. Si pones «desde 50 €» sin aclarar si lleva IVA, estás dejando la puerta abierta a malentendidos con tus clientes.

¿Tengo que poner la dirección de mi casa?

Es una de las dudas más frecuentes entre autónomos que trabajan desde casa. La ley pide un domicilio que permita localizarte; si te preocupa la privacidad, coméntalo con tu asesoría para ver qué dirección es la adecuada en tu caso (por ejemplo, la de tu local o la que figure como domicilio de tu actividad).

Política de privacidad: qué haces con los datos

En cuanto tu web tiene un formulario de contacto, un botón para escribirte o cualquier forma de dejarte un nombre, un teléfono o un correo, estás recogiendo datos personales. El RGPD obliga a informar de ello de forma clara. Una política de privacidad suele explicar:

1. Quién es el responsable de los datos (tú o tu empresa) y cómo contactar contigo.
2. Para qué los usas: responder consultas, enviar presupuestos, gestionar citas…
3. La base legal que te permite usarlos (por ejemplo, el consentimiento de quien te escribe o la preparación de un contrato que te ha pedido).
4. Si los compartes con alguien, como la empresa que aloja tu web o tu gestoría.
5. Cuánto tiempo los guardas.
6. Qué derechos tiene la persona (acceder, rectificar, suprimir sus datos, etc.), cómo ejercerlos y que puede reclamar ante la AEPD.

Un consejo práctico: la política de privacidad tiene que reflejar lo que de verdad haces. Si un día empiezas a enviar un boletín por correo o añades un sistema de citas, revísala, porque probablemente haya que añadir algo.

Política de cookies: el famoso banner

Las cookies son pequeños archivos que la web guarda en el navegador de quien la visita. Algunas son imprescindibles para que la página funcione (las llamadas técnicas) y no necesitan permiso. Otras sirven para medir visitas, mostrar publicidad o seguir al usuario, y esas sí requieren su consentimiento antes de activarse.

La AEPD actualizó en 2023 su guía sobre el uso de cookies, con un plazo de adaptación que terminó en enero de 2024. Lo más visible para cualquier negocio:

• Rechazar debe ser tan fácil como aceptar. Si el aviso tiene un botón de «Aceptar», tiene que tener a la vista, en el mismo nivel, otro de «Rechazar», sin trucos de colores ni letra más pequeña.
• Las cookies no técnicas no se cargan hasta que la persona acepta. No vale instalar el contador de visitas y luego avisar.
• Debe haber una página con la política de cookies que explique cuáles se usan, para qué y cómo cambiar la decisión.

Si tu web no usa ninguna cookie más allá de las técnicas, todo es más sencillo. Por eso, antes de añadir herramientas de terceros (vídeos incrustados, mapas, píxeles de publicidad, analítica), conviene preguntarse si de verdad las necesitas, porque cada una puede traer sus propias cookies.

¿Y si vendo por la web?

Si en tu web se puede comprar o contratar directamente, entran en juego más obligaciones: condiciones de contratación, información sobre el derecho de desistimiento, plazos de entrega, formas de pago… Es otro nivel de exigencia y aquí sí merece la pena que lo revise un profesional antes de abrir la tienda. Si tu web solo presenta tu negocio y recibe contactos, como la mayoría de webs de autónomos, con las tres páginas anteriores bien hechas tienes cubierto lo básico.

Errores habituales que conviene evitar

• Copiar los textos legales de otra web. Acabas publicando el nombre, el NIF o las finalidades de otro negocio. Además de no servirte, da muy mala imagen.
• Dejar datos sin rellenar, del tipo «[NOMBRE DE LA EMPRESA]». Pasa más de lo que parece.
• Olvidar el número de colegiado en profesiones reguladas.
• Esconder los enlaces. Lo normal es tenerlos en el pie de todas las páginas, siempre a un clic.
• No actualizar nada en años, aunque hayas cambiado de domicilio, de correo o de herramientas.

Cómo lo resolvemos en Valentia Web

Todas las webs de Valentia Web incluyen sus páginas de aviso legal, privacidad y cookies, con los textos generados a partir de los datos fiscales que nos facilitas al darte de alta, así que no empiezas de una plantilla en blanco ni copiando de otra web. Eso sí, como cualquier texto, te recomendamos revisarlo antes de publicar para comprobar que los datos son correctos y que refleja cómo trabajas. Si tu actividad tiene requisitos especiales, enséñaselo a tu asesoría.

La web cuesta 99 € de pago único y 9 € al mes de mantenimiento, más IVA (119,79 € y 10,89 € al mes con IVA), sin permanencia. El dominio propio es opcional, por 2 € al mes más IVA. Además, puedes ver una vista previa gratis y solo pagas si te convence. Tienes todo el detalle en la página de precios.

Si eres asesor, abogado, consultor o tienes un despacho, echa un vistazo a la web para servicios profesionales. Y si ejerces una profesión colegiada, te interesará ver cómo planteamos la página web para psicólogos. Si todavía estás decidiendo la dirección de tu web, lee también qué es un dominio propio y por qué conviene que esté a tu nombre.